Política de tratamiento de datos personales

Grupo Concora S.A.S., NIT 901.492.395, con domicilio en Cra. 16 # 93-78, Torre Seki, Of. 807, Bogotá, Colombia. Correo para datos personales: info@olivialegal.com.

• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede dar lugar a discriminación, como los de salud.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: recoger, guardar, usar, circular o eliminar datos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento. Encargado: quien lo hace por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Tratamos los datos con legalidad, para una finalidad informada, con libertad del titular, con datos veraces, con transparencia, solo con acceso de quien debe tenerlo, con seguridad y con confidencialidad.

• Usuarios que tienen una cuenta en Olivia.
• Personas que piden acceso a Olivia desde el sitio.
• Destinatarios de avisos: los correos adicionales que un usuario agrega para recibir copia de los avisos de un proceso.
• Clientes, contrapartes y otras personas que un usuario registra en Olivia (ver «Los datos de tus clientes»).
• Proveedores y contactos comerciales.

• De tu cuenta: nombre, correo, teléfono, ciudad, contraseña (guardada cifrada) y, si es el caso, tu firma y su equipo.
• De tu plan y tus pagos: el plan, las fechas de cobro y el estado de los pagos. Los datos de tu tarjeta los recibe Treli, nuestra pasarela de pagos; Olivia no los guarda.
• De tu trabajo: los procesos que sigues (radicado, despacho, partes y actuaciones), y las notas, tareas, términos, audiencias, casos, etiquetas y documentos que registras o subes.
• De Olivia IA: las preguntas que le haces al Agente y sus respuestas.
• De quien pide acceso: nombre, correo, WhatsApp, ciudad, cómo trabaja y, si lo da, un radicado.
• De uso: registros técnicos (fecha, página, navegador), medidas de velocidad, cómo se usan las pantallas de Olivia (qué se abre, en qué orden y dónde algo falla), sin el contenido que escribes ni el de tus procesos, y tus preferencias (tema, columnas, vistas).

• Usuarios: prestarte el servicio (vigilar tus procesos, avisarte, guardar tu trabajo y responder en Olivia IA), cobrar tu plan, atenderte, mantener Olivia segura y mejorarla, y enviarte novedades si lo aceptas.
• Quien pide acceso: responder tu solicitud, darte acceso y contarte de Olivia.
• Destinatarios de avisos: enviarles la copia de los avisos que el usuario pidió; pueden darse de baja desde el mismo correo.
• Proveedores: gestionar la relación comercial y los pagos.

No vendemos ni cedemos tus datos, ni los usamos para publicidad de terceros.

La pedimos al crear tu cuenta, al enviar una solicitud de acceso o al aceptar recibir novedades, y guardamos prueba de ella. No se entiende dada por tu silencio.

No la necesitamos cuando la ley lo permite: datos públicos, una orden de autoridad, una urgencia médica o sanitaria, o fines históricos, estadísticos o científicos.

Responder preguntas sobre datos sensibles o de menores es opcional. Olivia no te los pide.

Cuando registras en Olivia información de tus clientes, contrapartes u otras personas, tú eres el responsable de esos datos y Olivia es su encargada: los trata solo para prestarte el servicio y según tus instrucciones. Te corresponde tener la autorización o la base legal para tratarlos, en especial si son sensibles o de niños, niñas y adolescentes.

Olivia consulta lo que los despachos publican en las consultas públicas de la Rama Judicial y de otras corporaciones: actuaciones, estados, autos y providencias. Son datos que esas entidades hacen públicos y Olivia los usa solo para mostrarte lo de tus procesos.

• Olivia IA usa modelos de OpenAI y Anthropic, que no se entrenan con tus datos.
• Cuando el Agente busca en fuentes públicas de internet, la búsqueda no lleva los nombres ni los números de tus clientes ni de tus procesos.
• Los registros técnicos de Olivia IA no guardan el texto de tus preguntas ni de las respuestas.
• Puedes eliminar tus conversaciones con el Agente desde su historial; al hacerlo se borran sus mensajes.

Solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, como encargados y bajo contrato, y solo con lo que cada uno necesita:

• Alojamiento, base de datos y archivos: Amazon Web Services (AWS), en São Paulo, Brasil.
• Inteligencia artificial: OpenAI y Anthropic, en Estados Unidos.
• Pagos: Treli.
• Otros servicios de apoyo: envío de correos, búsqueda en fuentes públicas, lectura de documentos y analítica de uso.

Tus datos se guardan en los servidores de Amazon Web Services (AWS) en São Paulo, Brasil. La inteligencia artificial y algunos servicios de apoyo funcionan en Estados Unidos, así que tus datos pueden transmitirse allá, con las mismas garantías de esta política. Al aceptarla, autorizas esa transmisión.

También entregamos datos a una autoridad cuando la ley lo exige.

Usamos conexiones cifradas, datos cifrados en reposo, acceso a cada dato solo para quien tiene permiso y copias de respaldo. Nuestro equipo solo entra a una cuenta para ayudar a su usuario, y cada acción queda registrada. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisamos y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la ley.

• Tu cuenta y tu trabajo: mientras tengas cuenta en Olivia. Lo que borras queda 30 días en la Papelera y después se elimina.
• Al cerrar tu cuenta: eliminamos tus datos dentro de los 30 días siguientes, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.
• Pagos y facturación: el tiempo que exigen las normas contables y tributarias (hasta 10 años).
• Solicitudes de acceso: hasta 2 años si no se convierten en una cuenta.
• Novedades por correo: hasta que dejes de recibirlas.

Como titular de tus datos puedes:

• conocerlos, actualizarlos y rectificarlos;
• pedir prueba de la autorización que nos diste;
• saber cómo los hemos usado;
• revocar la autorización o pedir que los eliminemos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder a ellos gratis;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu solicitud ante nosotros.

Atiende el área de datos personales de Grupo Concora S.A.S., en info@olivialegal.com. Pueden pedir el titular, sus causahabientes, su representante o su apoderado, acreditando su calidad.

La solicitud debe traer el nombre y la identificación del titular, lo que pide y por qué, un correo o dirección para responder y los documentos que quiera hacer valer.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles; si necesitamos más tiempo, te decimos por qué y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o revocar): si falta algo, te lo pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no lo envías en 2 meses, entendemos que desististe. Dentro de los 2 días hábiles siguientes marcamos el dato como «reclamo en trámite» y respondemos en máximo 15 días hábiles, o en 8 días hábiles más si lo necesitamos, diciéndote por qué.

No procede eliminar un dato ni revocar la autorización cuando exista un deber legal o contractual de conservarlo.

Olivia usa cookies propias para mantener tu sesión y recordar tus preferencias (el tema, el menú, las columnas y las vistas). También guarda en tu navegador lo necesario para medir la velocidad de las páginas y entender cómo se usa Olivia, para mejorar la experiencia y encontrar errores.

Olivia es para profesionales mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores como usuarios.

Si cambia algo importante te avisamos por correo o en la app antes de que aplique, y publicamos aquí la versión nueva con su fecha. Si el cambio toca la finalidad del tratamiento, te pedimos una nueva autorización.